Los sistemas de facturación electrónica son sistemas informáticos que ayudan a generar y entregar facturas y aceptar pagos de clientes.

El flujo de una factura a través de un sistema de facturación electrónica generalmente sigue este camino:

  • Los datos de facturación del cliente se agregan en un sistema de facturación
  • La factura del cliente es generada por el sistema de facturación
  • La facturación se pasa al sistema de facturación electrónica
  • Las facturas se agregan y se envían al cliente en línea
  • El cliente recibe un nuevo correo electrónico de notificación de factura
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Existen dos tipos principales de sistemas de facturación electrónica utilizados para la facturación electrónica: sistemas de facturación directa y sistemas de agregación bancaria.

La mayoría de las compañías de servicios públicos permiten a los clientes iniciar sesión en el sitio web de servicios públicos para ver y pagar facturas. Este es un ejemplo de facturación electrónica directa.

Algunas facturas pueden integrarse en el sistema de pago de facturas de un banco.

En este caso, los usuarios pueden iniciar sesión en el sitio web de su banco y pagar las facturas de varios facturadores a través de la misma interfaz.

Este es un ejemplo de sistemas de agregación de bancos.

¿Cuál es la diferencia entre un recibo de pago electrónico y una facturación electrónica?

Un recibo de pago electrónico y una facturación electrónica tienen aspectos similares, pero no son lo mismo.

La facturación electrónica es simplemente enviar facturas digitalmente, pero la función de pago no está integrada como lo está con la facturación electrónica.

La facturación de Coupa Advantage es un ejemplo de facturación electrónica, ya que los usuarios pueden enviar rápidamente facturas por correo electrónico y cuenta con las funciones de pago, por lo que ambos procesos se integran automáticamente.

Las herramientas de pago y facturación todo en uno también se conocen como software de automatización AP.

En un sitio web de banco o de servicios públicos, puede ver la factura y enviar un pago electrónico. El proceso para las empresas generalmente requiere un software más avanzado que el que ofrece un banco tradicional.

¿Cuáles son los estándares de facturación electrónica y codificación?

La facturación electrónica requiere que las facturas y los pagos se transmitan utilizando un formato aceptado.

Estos estándares de codificación abarcan toda la industria y están establecidos por las principales asociaciones.

Hay cuatro partes principales involucradas en la facturación electrónica que deben seguir estos estándares:

  • El proveedor de pago de facturas
  • El proveedor de servicios de facturación
  • El consolidador
  • El proveedor de servicio al cliente
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Todas las partes trabajan juntas para manejar el proceso de aprobación de factura de extremo a extremo y las necesidades del cliente.

En algunos casos, un proveedor de servicios puede ofrecer múltiples funciones en este flujo de proceso.

Abasteo, por ejemplo, ofrece una solución completa de facturación electrónica para empresas del cual Coupa maneja la facturación electrónica y generalmente envía la autorización para pagar a un módulo AP de un sistema ERP.

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